Analisis Kepatuhan Regulasi Pemusnahan Dokumen Rekam Medis di Rumah Sakit Umum Daereh Toto Kabila Kabupaten Bone Bolango

Abstract

Rekam medis merupakan dokumen penting yang harus dikelola sesuai regulasi, termasuk pada tahap retensi dan pemusnahan setelah dokumen tidak lagi memiliki nilai guna. Pengelolaan yang tidak sesuai prosedur dapat menimbulkan penumpukan arsip, kerusakan dokumen, hingga risiko kebocoran informasi pasien. Penelitian ini bertujuan untuk menganalisis kepatuhan pelaksanaan pemusnahan dokumen rekam medis di Rumah Sakit Umum Daerah (RSUD) Toto Kabila berdasarkan Peraturan Menteri Kesehatan RI Nomor 24 Tahun 2022 tentang Rekam Medis. Penelitian ini menggunakan jenis penelitian deskriptif dengan pendekatan kualitatif. Informan penelitian berjumlah 5 orang yang terdiri atas informan kunci, informan utama, dan informan tambahan, dipilih menggunakan teknik purposive sampling. Data dikumpulkan melalui wawancara mendalam, observasi, dan telaah dokumen, kemudian dianalisis melalui tahap reduksi data, klasifikasi data, dan penarikan kesimpulan. Hasil penelitian menunjukkan bahwa RSUD Toto Kabila telah memiliki SOP pemusnahan dan SK Direktur tentang pembentukan tim retensi dan pemusnahan, namun jadwal retensi arsip belum diperbaharui. Prosedur retensi berupa pemisahan dokumen aktif-inaktif dan penilaian nilai guna telah berjalan, tetapi masa retensi lima tahun yang digunakan belum selaras dengan ketentuan masa simpan rekam medis elektronik selama 25 tahun. Pelaksanaan pemusnahan menunjukkan kepatuhan pada aspek kelembagaan, namun ditemukan inkonsistensi metode pemusnahan antar sesi observasi. Dokumentasi pemusnahan tergolong lengkap, meski pelaporan hasil pemusnahan kepada pihak eksternal belum tergali mendalam. Secara keseluruhan, kepatuhan RSUD Toto Kabila terhadap regulasi pemusnahan dokumen rekam medis berada pada kategori kepatuhan sebagian (partial compliance). Rumah sakit disarankan memperbaharui jadwal retensi arsip, menstandarkan metode pemusnahan, dan memperkuat pelaporan eksternal guna mendukung tata kelola rekam medis yang lebih baik.